En B to B l’aboutissement du travail commercial est souvent la réception d’un « Appel d’Offre » « AO ». Les choses ne sont pas gagnées pour autant, mais vous êtes dans la course au titre.
Vous avez travaillé dur et enfin le client vous interroge sur un business :
- Soit par un appel d’offre formalisé : Avec en premier un « RFI » request for information, un questionnaire sur votre société puis un « RFQ » request for quotation, une demande de cotation
- Soit par une demande de prix par e-mail ou au téléphone.
Dans tous les cas, il faut soigner votre réponse. Il n’est pas question de bâcler le travail maintenant. Il faut prendre un « Appel d’Offre » « AO » comme un projet. Je m’explique ; un « Appel d’Offre » « AO » est abstrait et veut devenir concret. Au passage, vous aurez des décisions à prendre et la mise en œuvre à préparer. En somme, tous les ingrédients d’un projet. Vous devez structurer le projet en phase et mettre en place un comité de projet qui va rythmer l’avancé et contrôler les progrès du projet, et un comité de pilotage qui va arbitrer les éventuels conflits, prendre les décisions et discuter avec le niveau hiérarchique supérieur, si besoin. L’efficacité commerciale doit être portée par la méthodologie.
Pourquoi découper le projet en phases ?
- Pour ordonnancer, coordonnées les différents acteurs, contrôler la démarche et vérifier la faisabilité.
- Pour définir des hypothèses intermédiaires qui seront validées (plus de remise en cause ensuite).
- Pour jalonner le projet et éviter « l’effet tunnel »
- Pour garantir la qualité
La 1ere phase est la préparation du projet : vous devez avoir un environnement propice au développement du projet. Il est donc nécessaire de :
- Aspects humains : vérifier que tous les acteurs nécessaires au bon déroulement du projet seront libres pour les phases de validation.
- Vérifier que toute la documentation nécessaire au projet existe et est à jour.
- Constituer l’équipe projet et de pilotage
- Évaluer vos chances de succès. < de 50% il faut abandonner
- Réaliser un rétro-planning pour vérifier la faisabilité dans les délais
- Date limite de remise de l’offre
- Recherche préliminaire de renseignements
- Décrypter l’AO
- Réaliser un budget pour estimer le coût de la réponse à « l’AO ». Si > à « l’AO » abandonnez!
- Définir un objectif, (gagner la moitié de l’AO, en profiter pour augmenter les contacts chez le client etc.…)
- Faire des réunions formelles (le Comité Projet) avec une périodicité régulière permet de suivre et de s’assurer du bon déroulement du projet.
- Faire des réunions formelles quand c’est nécessaire avec le Comité de Pilotage permet de prendre les décisions et de contrôler leur application.
La 2eme phase est : la réalisation, l’identification des écarts et l’élaboration de solutions. C’est la phase clef, il va falloir lire entre les lignes et deviner ce qu’il y a derrière cet « AO ». Aucun sujet ne doit rester dans l’ombre.
- Cerner, détecter et qualifier les besoins du client,
- Comprendre le contenu, identifier les écarts ou les freins,
- Elaborer des solutions pour lever les freins et les écarts,
- Les difficultés doivent être anticipées et gérées,
- Les risques doivent être identifiés et gérés,
- Identifier les circuits de décision chez le client et rencontrer les personnes si vous ne les connaissez pas déjà.
- Organiser une ou plusieurs visites chez votre client avec un émissaire de tous les métiers de votre entreprise qui seront impliqués dans la relation client.
- Faire une réunion avec le Comité de Pilotage avant de passer à la phase 3.
La 3eme phase est : la préparation écrite de la réponse à l’ « AO »
- Valoriser les éléments pertinents
- Mettre en valeur votre entreprise
- Rappeler les certifications, les trophées
- Respecter les formes et une neutralité de ton.
- Soigner la présentation du dossier, ça paraît évident mais croyez-moi …
- Faire contrôler la qualité de votre proposition par deux personnes minimum, dont une qui n’a pas participé au projet, sur le fond et sur la forme.
La 4eme phase est : le débriefing des équipes et bilan après réception de la réponse du client.
Il est important de partager avec vos équipes l’épilogue du projet. Vous devez récapituler les faits et aborder la réussite ou l’échec du projet sans tabou. C’est un très bon moyen de fédérer les équipes autour de vous et d’éviter de recommencer les mêmes erreurs, la prochaine fois.
Cette méthode projet a le mérite de structurer la réponse à un appel d’offre, pour en prendre le contrôle et ne plus le subir. Les comités de projet et de pilotage ne sont pas nécessairement des réunions plénières avec la moitié de la société. Ces comités peuvent être faits en petit comité, 3 personnes suffisent. Prenez l’habitude de travailler avec cette méthode et vous assurerez des réponses pertinentes à vos clients tout en fédérant les acteurs internes de la société.
